Modernes Recruiting braucht mehr als KI

Künstliche Intelligenz verändert das Recruiting. Gleichzeitig trifft sie auf einen Arbeitsmarkt, in dem weniger Arbeitskräfte zur Verfügung stehen und sich die Erwartungen an Arbeit verändern. Doch welche Aufgaben kann KI tatsächlich übernehmen? Und wo bleibt persönliche Expertise unverzichtbar? Darüber sprechen wir mit Jennifer Herrmann, Recruitment Director Germany & Nordics bei Gi Group. In ihrem Vortrag „KI im Recruiting“ auf der Zukunft Personal 2026 hat sie gezeigt, warum modernes Recruiting für sie kein Entweder-oder ist, sondern das Zusammenspiel von Innovation und persönlicher Expertise. 

Jennifer, du sprichst von einer Kapazitätslücke am Arbeitsmarkt. Was kommt da auf Unternehmen und Recruiting zu?

Wir sehen zwei Entwicklungen gleichzeitig. Zum einen wird die Zahl der Menschen im Erwerbsalter in Deutschland deutlich zurückgehen. Bis 2035 sprechen wir von rund fünf Millionen Menschen weniger. Zum anderen steigt der Wunsch nach kürzeren Arbeitszeiten. 2025 wollten 3,8 Millionen Erwerbstätige weniger arbeiten, im Durchschnitt sogar 10,5 Stunden pro Woche.

Das heißt: Es fehlen nicht nur Arbeitskräfte, sondern auch verfügbare Arbeitsstunden. Und das ist kein rein deutsches Thema. Ähnliche Entwicklungen sehen wir beispielsweise in Dänemark und Norwegen. Für das Recruiting bedeutet das, dass wir mit den bisherigen Prozessen irgendwann an Grenzen stoßen.  

Ist KI damit automatisch die Antwort auf den Arbeitskräftemangel?

Nein. Mir ist wichtig, KI nicht als Selbstzweck zu betrachten. Nicht jeder Prozess wird besser, nur weil KI darin vorkommt.

Bei klaren, wiederkehrenden Aufgaben reicht häufig eine klassische Automatisierung vollkommen aus, beispielsweise bei Eingangsbestätigungen, Statusänderungen oder Terminvorschlägen. KI wird dort interessant, wo Sprache, Freitext, Kontext oder große Volumina ins Spiel kommen. Lebenslauf-Matching oder Telefoninterviews sind gute Beispiele dafür.

Die Reihenfolge sollte deshalb immer sein: erst den Prozess verstehen, dann das passende Werkzeug auswählen. Nicht einen KI-Use-Case suchen und anschließend versuchen, den Recruiting-Prozess darum herumzubauen. 

Wo bringt KI im modernen Recruiting heute schon einen konkreten Mehrwert?

Vor allem dort, wo sie Recruiter:innen repetitive Arbeit abnimmt. Das betrifft beispielsweise Sourcing, Screening, Terminierung und die erste Kommunikation.

Der für mich entscheidende Punkt ist aber gar nicht nur die Geschwindigkeit. Recruiter:innen, die generative KI einsetzen, gewinnen laut den Daten, die ich im Vortrag gezeigt habe, etwa einen Arbeitstag pro Woche zurück. 89 Prozent berichten von Zeit- und Effizienzgewinnen.

Diese Zeit kann wieder in Gespräche, Betreuung und persönliche Entscheidungen fließen. Genau darin sehe ich den eigentlichen Gewinn. Recruiting bleibt ein Geschäft zwischen Menschen. Technologie sollte uns mehr Zeit dafür geben und nicht den persönlichen Kontakt ersetzen. 

Wie sieht das konkret aus? Was macht euer Voice Recruiter anders als eine klassische Automatisierung?

Unser Voice Recruiter ist eine Voice-KI, die wir gemeinsam mit einem Dienstleister entwickelt haben. Nach Eingang einer Bewerbung kann sie Kandidat:innen anrufen und mit ihnen ein erstes standardisiertes Gespräch führen, sofern diese:r zustimmt.

Im Gespräch werden Anforderungen abgeglichen, Fragen beantwortet und Informationen für das Matching aufgenommen. Anschließend werden die Informationen strukturiert ins Bewerbermanagementsystem übertragen, sodass der aktuelle Stand für die Recruiter:innen sichtbar ist. Auch die Einladung zum persönlichen Vertragsgespräch erfolgt automatisiert.

Der entscheidende Punkt ist: Die finale Auswahl und das Vertragsgespräch bleiben beim Menschen. Die KI übernimmt also einen Teil des Prozesses, bei dem Geschwindigkeit und Skalierung besonders wichtig sind. 

Akzeptieren Bewerber:innen überhaupt, mit einer KI zu sprechen?

Das war natürlich eine der Fragen, die uns besonders interessiert hat. Die bisherigen Zahlen sind sehr deutlich: Laut unserer aktuellen Auswertung stimmen 93 Prozent der Kandidat:innen einem Gespräch mit der Voice-KI zu. 

Für mich zeigt das vor allem, dass Technologie und eine gute Candidate Experience kein Widerspruch sein müssen. Entscheidend ist, wie die Technologie eingesetzt wird. Die Kandidat:innen werden transparent gefragt und können direkt in den Prozess einsteigen. Gleichzeitig steht am Ende weiterhin der persönliche Kontakt mit unseren Recruiter:innen.

Was verändert diese Technologie für Unternehmen mit hohem Personalbedarf?

Vor allem die Skalierbarkeit. Der Voice Recruiter kann bis zu 50 Gespräche gleichzeitig und rund um die Uhr führen. Gerade im High-Volume-Recruiting ist das ein relevanter Unterschied: Statt Kandidat:innen nacheinander telefonisch zu erreichen, können viele Gespräche parallel stattfinden. Dadurch kann sich die Time-to-Hire verkürzen. 

Aus meiner Sicht zeigt das aber auch, warum Technologie allein nicht reicht. Ein Tool muss zu den Recruiting-Prozessen, der Zielgruppe und dem jeweiligen Personalbedarf passen. Genau an dieser Stelle braucht es Erfahrung in der Anwendung.

Wie sieht für dich modernes Recruiting in Zukunft aus?

Für mich besteht modernes Recruiting aus beidem: Innovation und persönlicher Expertise. KI kann Routine übernehmen, beispielsweise beim Sourcing, Screening, bei der Terminierung oder in der ersten Kommunikation. Der Mensch übernimmt dort, wo Beziehung, Erfahrung, individuelle Entscheidungen und Überzeugung gefragt sind.

Das Ziel ist also nicht, Recruiter:innen aus dem Prozess herauszunehmen. Im Gegenteil: Technologie kann ihnen wieder mehr Raum für genau die Aufgaben geben, bei denen Menschen den Unterschied machen.

Und auch der Arbeitsmarkt selbst endet nicht an nationalen Grenzen. Wenn Arbeitskräfte knapper werden, gehören neben Technologie auch größere Talentpools und internationale Recruiting-Ansätze zu den Möglichkeiten, über die Unternehmen nachdenken müssen. Für Gi Group ist deshalb entscheidend, Recruiting nicht über ein einzelnes Tool zu definieren, sondern die verschiedenen Hebel passend zum jeweiligen Personalbedarf zusammenzubringen.

Modernes Recruiting ist kein Entweder-oder. Es verbindet Technologie mit persönlicher Expertise und setzt beides dort ein, wo es den größten Unterschied macht.

Wie kann modernes Recruiting den eigenen Personalbedarf unterstützen? Das Recruiting-Team von Gi Group steht für einen persönlichen Austausch zur Verfügung.